Veletrhy jsou pro firmy výborným komunikačním nástrojem, pokud ovšem z dané příležitosti dovedou vytěžit maximum. Dobře zvládnutá příprava není pouze o zásobení se dostatečným množstvím letáků a o pověření obchodního zástupce reprezentovat firmu za vystavovatele. Marketingoví odborníci udávají, že až 80 % úspěchu tkví v přípravné fázi. Neponechte proto nic náhodě a nepodceňte důkladnou přípravu.
Z průzkumu německého Institutu Emnid vyplynulo, že až 75 % vystavovatelů chodí na veletrh nepřipraveno. Výstavní akce jsou přitom pro obchodní úspěch důležité z několika důvodů. Zlepšují konkurenceschopnost, posilují pozici na trhu, budují pozitivní image, jsou místem pro navazování nových obchodních spojení a poskytují cennou zpětnou vazbu. Z toho důvodu by měl obchodní tým ještě před konáním veletrhu napnout veškeré síly k tomu, aby byl maximálně využit potenciál, jež tyto vystavovatelské akce bezesporu mají.
Dobrý výběr veletrhu a stanovení cíle
Ačkoli to zní možná banálně, není od věci pečlivě zvážit, co nám ten který veletrh může přinést. Ani to, že má „naše“ oborové zaměření, totiž nemusí automaticky znamenat, že je také přínosný. I v rámci oborů existují užší specializace a rozdělení na jednotlivé tržní segmenty. Veletrh, kde se nepotkáte s potenciálními zákazníky, distributory nebo obchodními partnery, je prakticky bezcenný. Součástí přípravy je i definování cíle, co nám má návštěva podobné akce přinést. Od toho se pak odvíjí detailnější příprava, způsob prezentace i celková koncepce stánku.
Proaktivní vystupování
Aby nezůstal stánek vaší firmy opomíjen bez povšimnutí, je dobré počínat si aktivně. Základním předpokladem pro úspěšné odprezentování firmy je vybrat si na stánek příjemný, ochotný, nicméně také kvalifikovaný a komunikačně schopný personál. Není nic horšího než arogantní, znudění zaměstnanci opírající se o jinak pečlivě naaranžovaný stánek. Obsluha na stánku musí být dopředu důkladně proškolena a seznámena s úkoly, které se od ní očekávají, a dostatečně vybavena vizitkami, propagačními materiály či drobnými dárky.
Zapojení všech smyslů
Na veletrhu je žádoucí přilákat pozornost návštěvníků. K tomu se dají využít všechny smysly. S ohledem na typ veletrhu i podnikatelské zaměření firmy je například možné uspořádat předváděcí akci, rozdávat vzorečky, zvolit příjemný hudební podkres nebo zaujmout vizuálně. Neotřelým tipem, jak zaujmout, je originální kartonový nábytek nebo kartonové promo produkty. „Edice nábytku z kartonu je vhodná na společenské akce, veletrhy či výstavy. Spojuje v sobě osobitý design, funkčnost a originalitu. V nabídce máme promo stolky, konferenční kartonové stolky, kartonová křesla i předváděcí kartonové pulty s potiskem,“ říká Helena Janáčová, vedoucí marketingu předního českého výrobce obalových materiálu Paketo.cz. Nábytek je vyráběn z velmi kvalitní 5- až 7vrstvé vlnité lepenky a je pevný a stabilní.
Dotáhnutí započatého jednání
Veletrhy bývají často o příslibech. Aby nezůstalo u hypotetické roviny, je třeba v co nejkratším časovém horizontu navázat na jednání z výstavní akce, dostát svým slibům, přijít s konkrétními nabídkami nebo realizovat domluvené dohody. K tomu je třeba mít spolehlivý přehled o tom, s kým jste jednali, o čem, s jakými vyhlídkami, a především si zachovat relevantní kontakty na vizitkách. Jedině tak se načerpané kontakty a přislíbené nabídky mohou přetavit v reálnou spolupráci.